Die Problemanalyse stellt eine Phase dar in der es darum geht sich eine klare Orientirung zu schaffen. Dabei wird gemeinsam geklärt:

• Welcher SOLL-Zustand (Ziel) soll von welchem IST-Zustand aus erreicht werden?

•  Welche Teil-Ziele (Wegmarken) müssen von welchen IST-Zuständen erreicht werden?

Welche Hindernisse müssen auf dem Weg vom IST zum SOLL überwunden werden (= Probleme!) ?

Der Projektablaufplan basiert auf dem Projektstrukturplan. Während im PSP das Projekt in weitere kleine schritte/Arbeitspakete zerlegt wird( das Projekt also strukturiert wird), definiert der Projketablaufplan unter anderem den zeitlichen Ablauf des Projekts. Die gängiste art einen Projektablaufplan zu erstellen ist das Gantt-Diagramm.

Beispiel eines Gantt-Diagramms:

Die Machbarkeitsanalyse ist ein Instrument das helfen soll bei der Entscheidung ob ein Projekt durchführbar ist. Im Rahmen der Machbarkeitsanalyse werden Risiken indentifiziert, Lösungsansätze analysiert und Erfolgschancen abgeschätzt. Die Durchführung einer Machbarkeitsanalyse ist der Klärung der Projektziele nachgeordnet. Die Machbarkeitsanalyse soll die Frage beantworten ob die Ziele vereinbar sind und ob sie innerhalb der Frist erreicht werden können zudem wird die Wirtschaftlichkeit und die Risiken miteinbezogen.

Das SMART-Prinzip ist eine hilfe für die Formulierung von Zielen im Projektmanagment. SMART ist eine Abkürzung für "Specific Measurable Accepted Realistic Timely". Im Deutschen kann man es z.B. so übersetzen:

Spezifisch     Ziele müssen eindeutig definiert sein (nicht vage, sondern so präzise wie möglich) - Fehlinterpretationen sollten ausgeschlossen sein.

Messbar      Ziele müssen messbar sein (Mit welchen Kriterien wird das Erreichen           des Zieles gemessen.   

Ausführbar   Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden (auch: angemessen, attraktiv oder anspruchsvoll)

Realistisch   Die Ziele müssen erreichbar sein.

Terminierbar Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel oder Teilziele erreicht sein müssen. 

Arbeitspakete sind nichts anderes als Teilaufgaben. sie werden im Projektstrukturplan nicht weiter untergliedert. Wichtig ist auch das der Inhalt des Arbeitspakets zu beginn so genau wie möglich definiert werden sollte damit wird auch das einschätzen von kosten erleichtert.